宋峻芳/文

    经常能听到有人抱怨,工作太多、太杂,忙了一天下来,有时觉虽然做了很多事,但去没看到得什么成绩;或是下班了手上还有许多事没有完成。这就是对自已的工作没有做好计划,制定工作计划工作可以指明工作目标,界定发展方向,并能有效的减少重复和浪费。怎样利用计划来规划、管理自已的工作列,我这里有点个人的经验与大家分享。

    一、了解岗位职能与工作相关制度流程。

    上岗前,必须了解自已的岗位职能职责,这样就能明确知道自已要做那些工作,收集、整理与自已职能相关的工作资料。比如:我的岗位职责里有制定公司各部门年度目标责任书,我会清理将往年的目标责任书,向原岗位人员要求对前期资料进行交接。有了前期相关的工作资料,了解目标责任书的要求、内容和格式,可以对现在的工作提供参考。

    了解与自已工作相关的制度与流程,这样可以知道工作的流程和各环节的负责人,如果出现与工作流程有出入的事件,也可以提前协调各环节。这样既可以指导工作,节省时间,提高工作效率。

二、按时间制定自已的工作计划。

    按时间制定年度、月度、日工作计划。

    1、年初根据自已的职能职责制定年度工作计划。年度计划比较粗,主要是年度重点工作,明确常规工作完成的周期。如:

序号

工 作 内 容

完成时间

性质

完成情况

备 注

1

各部门目标责任书

3

重要



2

公司重点工作计划

3

重要



3

公司年度经营计划

2

重要



4

年度科研计划

3

重要



5

质量外审

按质量部门要求

专项



6

月度经营计划

每月10

常规



......

......





    2、月度计划相较年度计划,进一步明确工作内容、性质和完成时间,对当月的工作做出指导。按重要程度排序,过程中可以增加临时安排的重要工作。如:

序号

具体内容

性质

计划节点

完成时间

完成情况

备注

1

十三五”规划及三年滚动计划

专项

8月30日




2

会议系统整改计划及实施

专项

8月20日




3

参加7月份营销会议

专项

8月10日




4

2017年7月份经营计划完成情况

常规

8月10日




5

7月份重点工作完成情况,8月份计划

常规

8月10日




6

7月份项目计划完成情况

常规

8月10日




7

7月份科研项目完成情况

常规

8月10日




8

合同台帐检查

常规

每周五




9

一篇以上稿件

常规

8月30日




10

加快合同评审方案

临时

8月25日




    计划对实际完成时间和完成情况要进行说明,特别是出现的问题,处理的过程与结果,这样成为了自已的工作资料,为自已积累了工作经验与解决问题的思路。

3、日工作计划就更具体了,一般写在工作日记本上,每天上班第一件事先看自已的工作日记,今天有那些工作要做,1、2、3按事情的重要顺序或时间序顺排列,这样做到对自已今天的工作心理有数,按工作计划主动去完成工作,把重要的工作放在自己效率高的时段完成,可大大提高工作效率。如果来了临时工作怎么办列?上次“四能”改革时有一个题大家都做过吧——“确定工作目标优先级”。

  目标等级

重要性

紧急性

1

非常重要(必须做)

非常紧急(马上做)

2

重要(应该做)

紧急(应该赶紧做)

3

不太重要(要做,但不是非做不可)

不紧急(可以推迟一段 时间)

4

不重要(最好不去做)

没时间限制

    可以根据这个表识别哪些工作是必须做的,哪些工作是应当做的;哪些是有空时要做的,哪些是可以授权给别人去完成的。这样是不是就明确一些了。

    每天常规工作可以自已规定几个时间段去完成,比如我每天规定自已在上午9点、11点,下午2点、5点这几个时段固定去OA查看有无流程要审批。

每项目工作完成时,最好记录一下时间,如是与其它人有关联,写明与其它人交接的时间,如“XX工作于XXX时间交给XXX”,这样对自已的工作留下痕迹,出现问题也可以追朔。每天下班前参照自已的日工作计划,看自已今天工作完成情况。未完成的工作可写在明天的工作计划中。

我们的工作是无形的,如果不做计划,自已都不知道自已要做什么,抓瞎、发生问题是必然的。所以我们需要把我们的工作化无形为有形,如何做到,工作计划就是一种很好的工具。希望我的一点小体会能帮助到大家,也希望同事们也给我提提意见,提高我的工作质量和效率。

2017年12月25日

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